會議流程
　　一、溝通準備：
　　就主辦單位的總體構思和細節要求進行認真溝通，全方位考慮
，按時做出2種以上合適的方案供選擇。
　　二、會議策劃：
　　根據主辦單位的會議要求
，提供會議所選酒店情況、用餐地點、會場布置
、交通工具、會務接待、設備租賃、考察線路等詳細描述。並對方案進一步溝通，進行可行性分析，力求達到主辦單位的預期效果。
　　三、實地考察：
　　根據需要安排主辦單位相關人員進行實地考察，對會議酒店、會議場地、接待流程、其他事項等進行考察商榷，對方案中的不完善部分進行補充和調整
，確認彼此的分工。
　　四
、合作確認：
　　雙方對方案和流程彼此都無疑義
，按照約定簽訂合作協議，以書麵的形式確認雙方的責任、權利和義務。
　　五、協議執行：
　　xieyiqiandinghoushuangfangyangeanzhaoyuedingzhixing
，baozhenghuiyigexianggongzuodeshunlijinxing。zaixieyiqiandinghou
，ruguozhubandanweixuyaozengjiaxieyizhiwaidefuwushiweixieyidebuchong
，xuyaozaibuqianxieyi，buqianxieyishiduiyuanxieyidekuozhan，doushiyouxiaoxieyi，buchongxieyiyeshiyouxiaodejiesuanpingju。
　　六、會議結算：
　　會議結束後，承辦方財務將會議的相關單據分類、自審，做出明細賬目交主辦單位的負責人及財務審核確認，按照協議約定結清款項。

　　會議預算
　　會議及展覽的預算不是一個概念。通常而言，會議預算包括以下幾個方麵：
　　1、交通費用
　　交通費用可以細分為：
　　(1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站
、機場
、碼頭至住宿地的交通
　　(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。
　　(3)、歡送交通及返程交通——包括航班

、鐵路
、公路、客輪及住宿地至機場
、車站
、港口交通費用。
　　2、會議室/廳費用
　　具體可細分為：
　　(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施
，譬如激光指示筆、音響係統
、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施並不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物
、展架等，需要加裝非主席台發言線路時也可能需要另外的預算。
　　(2)
、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯係統、會場展示係統、多媒體係統、攝she錄lu設she備bei等deng
，租zu賃lin時shi通tong常chang需xu要yao支zhi付fu一yi定ding的de使shi用yong保bao證zheng金jin，租zu賃lin費fei用yong中zhong包bao括kuo設she備bei的de技ji術shu支zhi持chi與yu維wei護hu費fei用yong。值zhi得de注zhu意yi的de是shi，在zai租zu賃lin時shi應ying對dui設she備bei的de各ge類lei功gong效xiao參can數shu作zuo出chu具ju體ti要yao求qiu（通常可向專業的會議服務公司谘詢
，以便獲得適宜的性價比）
，否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由於品牌、產地及新舊不同
，租賃的價格可能相差很大。
　　(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。
　　(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健

、媒介、公(gong)共(gong)關(guan)係(xi)等(deng)。基(ji)於(yu)這(zhe)些(xie)支(zhi)持(chi)均(jun)為(wei)臨(lin)時(shi)性(xing)質(zhi)，如(ru)果(guo)會(hui)議(yi)主(zhu)辦(ban)方(fang)分(fen)別(bie)尋(xun)找(zhao)這(zhe)些(xie)行(xing)業(ye)支(zhi)持(chi)的(de)話(hua)，其(qi)成(cheng)本(ben)費(fei)用(yong)可(ke)能(neng)比(bi)市(shi)場(chang)行(xing)價(jia)要(yao)高(gao)，如(ru)果(guo)讓(rang)專(zhuan)業(ye)會(hui)議(yi)服(fu)務(wu)商(shang)代(dai)理(li)，將(jiang)獲(huo)得(de)價(jia)格(ge)相(xiang)對(dui)比(bi)較(jiao)低(di)廉(lian)且(qie)服(fu)務(wu)專(zhuan)業(ye)的(de)支(zhi)持(chi)。
　　對於這些單項服務支持

，主辦方應盡可能細化各項要求
，並單獨簽訂服務協議。
　　3、住宿費用
　　住宿的費用應該非常好理解——zhidezhuyidezhishizhuxiufeilimianyouxiejiageshiwanquanjiage

，eryoudianshixuyaolingwaijiashouzhengfushuijinde。duiyuhuiyieryan，zhuxiufeikenengshizhuyaodekaizhizhiyi。zhaozhuanyedehuizhanfuwushangtongchangnenghuodejiaohaodezhekou。
　　正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水
、一次性換洗衣物
、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及範圍。
　　4、餐飲費用
　　會議的餐飲費用可以很簡單
，也可以很複雜
，這取決於會議議程需要及會議目的。
　　(1)、早餐
　　早餐通常是自助餐
，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用）
　　(2)、中餐及午餐
　　中餐及午餐基本屬於正餐
，可以采取人數預算——自助餐形式
，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。
　　(3)、酒水及服務費
　　tongchang，ruguozaigaoxingjijiudiancantingjiucan，cantingshixiejuezhubanfangzixingwaidaijiushuixiaofeide，ruguokeyiwaidaijiushuixiaofei，cantingtongchangxuyaojiashoufuwufei。zaigaoxingjijiudianjubanhuiyiyanhui，tongchangzaijibenxiaofeishuizhundejichushangjiashou15％左右的服務費。
　　(4)、會場茶歇
　　此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、yinliaozuhe。chengbanzhegaozhidechaxiejiagetongchangbaohanfuwurenyuanfeiyong，ruguozhubanfangxuyaofeichengxufuwu，kenengxuyaoerwaideyusuan。tongchangqingkuangxia，chaxiedezhongleikefenweixishiyuzhongshiliangzhong——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心
、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶
、水果
、咖啡、水果及點心為主。
　　(5)、聯誼酒會/舞會
　　事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會複雜，宴會隻要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。
　　5、視聽設備
　　除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關係效果而不得不在室外進行

，視聽設備的預算就比較複雜，包括：
　　設備本身的租賃費用，通常按天計算
　　設備的運輸
、安裝調試及控製技術人員支持費用，可讓會展服務商代理
　　音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇

，主辦者可自帶，也可委托代理
　　c、演員及節目
　　通常可以選定節目後按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出
，那預算就很簡單，與觀看表演的人數正相關——專場或包場除外。
　　d
、其他——點心
、水果及調製色酒
　　6、雜費
　　雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務
、臨時道具、傳真及其他通訊

、快遞服務
、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、彙兌等等。雜費的預算很難計劃，通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。
　　那麼，展覽的預算與會議預算相比有什麼不同呢？
　　展覽預算與會議預算有相同的地方
，也有不同的地方——
　　相同的地方：住宿費、餐飲費
、商務考察費用(如果有考察計劃的話)。
　　不同的地方：展覽場地租賃

、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發布會或者酒會。
　　展覽場地租賃：如果展覽在固定的展覽場地進行
，那麼展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標準展位麵積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設施有射燈、椅子
、資料桌
、電源。展館業主通常有下列設備可供租賃：展布支架、視聽設備、多媒體設備
、裝飾用品、小型搬運工具等。
　　如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等)，那麼場地租賃的預算就很難預測了——通常麵議，按日計算，價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關。